Warum ist das wichtig?

Auch wenn sie auf den ersten Blick insbesondere in Videokonferenzen schwer zu unterscheiden sind: Während Du bei Verweigerern im Team ein echtes Problem hast, solltest Du Dir das Wissen und den Einsatz von Introvertierten nicht entgehen lassen – und kannst außerdem den Kollegen die Chance und die Erfüllung geben, die Zukunft mitzugestalten.

Problemstellung

Es lohnt sich, auf die besonderen Kommunikationsbedürfnissen von introvertierten Menschen einzugehen, die in den meisten Meetings und Entscheidungsprozessen nur unzureichend berücksichtigt werden. Wenn Du das Wissen und den Einsatz von Introvertierten richtig nutzt und förderst, wird das Ergebnis besser werden.

Introvertierte treten weniger in den Vordergrund und fallen im Meeting weniger auf: Es ist leicht, ihr Wissen nicht in den Entscheidungsprozess einfließen zu lassen – das ist schlecht.

Aus dem gleichen Grund ist es auch schwerer, Risiken, die Introvertierte erkennen, zu berücksichtigen – sie kommen einfach nicht dazu, sie zu äußern.

Möglicherweise nur ein Vorurteil: gerade Introvertierte scheinen die Fähigkeit zu haben, sich tief in ein Thema einzuarbeiten und Wissen zu sammeln. Genau diese Wissensträger nicht zu berücksichtigen führt hochwahrscheinlich zu suboptimalen Entscheidungen.

Verweigerer vs. Introvertierte

Du kennst die Situation: Einzelne Menschen in Calls oder Meetings beteiligen sich nicht, haben in Videokonferenzen die Kamera aus – haben sie keine Lust? Oder sind es introvertierte Menschen?

Die Verweigerer sind ein echtes Problem für Dich und für das Ergebnis, das Du und auch das Team erreichen will. Im Zweifelsfalle tragen sie nicht viel dazu bei und das Team bleibt hinter seinen Möglichkeiten und vermutlich auch den Erwartungen, die an es gestellt werden, zurück.

Die Introvertierten sind eine echte Herausforderung: Du weißt, sie können was. Aber in Meetings siehst Du es nicht. Und Du weißt, wenn Du sie einbinden könntest, wird Dein Team erfolgreicher sein.

Wie kannst Du nun die Introvertierten erkennen – wenn sie wie Verweigerer die Kamera ausgeschaltet haben und nur wenig oder gar keinen Sprachbeitrag liefern?

Hilft nichts, Du musst Deine Leute kennenlernen:

• Sprich mit ihnen außerhalb des Meetings in einen 1-on-1.
• Lerne zu verstehen, was sie tun, was ihnen wichtig ist, wie sie denken. (Das sollte bei direkten Mitarbeitern ohnehin der Fall sein.)
• Wenn Du aber in einem Projektteam arbeitest, kannst Du Menschen begegnen, die Du noch nicht kennst Auch hier: Sprich mit ihnen und akzeptiere ihre Kommunikationsbedürfnisse – und gebe Deine gleichzeitig nicht auf: Hat Dein Gegenüber die Kamera aus, habe Du sie an. Sei Vorbild. Zeig Verletzlichkeit. Zeige, dass auch Dein Schlafzimmer, Kellerraum oder Küche, wo auch immer Du sitzt, nicht perfekt ist – und dass das nicht schlimm ist.

Du wirst recht schnell merken, ob die Person engagiert – und introvertiert – ist oder nicht.

Introvertierte in die Diskussion einbeziehen

Wie beziehst Du dann die Introvertierten in die Diskussion und Entscheidungsfindung ein? Mit “Hey Bernd, sag doch auch mal was”? Eher nicht. Die Kommunikationsbedürfnisse akzeptieren heißt, die Kommunikation und den Entscheidungsprozess zu verändern – und vielleicht sogar für alle zu verbessern.

Was ist noch mal das Problem bei der Beteiligung an einer Diskussion? Kennen wir doch vermutlich alle selbst ein wenig:

• Du kommst nicht zu Wort, weil andere einfach viel sprechen.
• Du traust Dich nicht einzusteigen, weil die anderen sich gut kennen und vertraut miteinander sprechen.
• Es wird über Details gesprochen, während Du auf der Überblicksebene Wissen hast.
• Es gibt einen hierarchischen Unterschied, der auch gelebt wird – und der nicht auf Deiner Seite ist.
• Die Diskussion ist einfach zu schnell für Dich und kaum hast Du eine Sache durchdacht, ist bereits das nächste Thema dran.
• Du bist Dir nicht sicher, ob das was Du sagen willst richtig ist und traust Dich nicht aus Angst vor Blamage.

Tausend gute Gründe, die dafür sorgen, dass Dein potenziell wertvoller Beitrag nicht zum Ergebnis beiträgt – schade! Ist man eher introvertiert, ist es noch schwerer in solchen Situationen einen Punkt zu machen.

5 Tipps, den Entscheidungsprozess zu verbessern

Unser besserer Entscheidungsprozess muss alle diese Gründe berücksichtigen und sicherstellen, dass mehr Wissen als bisher gesammelt und verteilt wird.

1. Beiträge sind Vorschläge – Entschieden wird am Schluß!

Wer kennt das nicht: Das Thema wird vorgestellt, eine offene Frage gestellt und schon überbieten sich die Teilnehmer mit rhetorischen Kniffen und mehr oder weniger subtiler und suggestiver Einflussnahme. Es wird hitzig diskutiert und gerade die Introvertierten völlig abgehängt.

Einfache Regel: Jeder kann jeden Vorschlag machen, denn es ist lediglich ein Vorschlag. Nach Vorschlag 1 hört man sich Vorschlag 2 bis x an.

Wichtig dabei: Die Vorschläge müssen kurz und knapp mit einer Erklärung vorgetragen werden. Tiefere Diskussionen müssen vermieden werden, bevor nicht alle Vorschläge gehört wurden, da sich sonst ein Ankereffekt einstellt.

2. Alle Entscheidungen werden als Experiment bezeichnet!

Entscheidungen betreffen die Zukunft und sind daher mit Unsicherheit behaftet. Wir machen ein Experiment und prüfen im weiteren Verlauf, ob unsere Entscheidung das gewünschte Ergebnis bringt. Dann passen wir sie an und nehmen sie ggf. sogar zurück. Das sorgt schon einmal dafür, dass Entscheidungen mit weniger Druck – und daher mit mehr Rationalität – getroffen werden können.

Beispiel: Statt einer jährlichen Festlegung des Projektportfolios für das ganze Jahr versuchen wir, jedes Quartal ¼ des Budgets für das nächste Quartal festzulegen. Wenn es klappt, haben wir die Dauer für den Projektstart um 75% verkürzt. Wenn es nicht klappt, machen wir es wieder auf die alte Art.

3. Entscheidungen werden erst nach Feedback getroffen!

Entscheidungen werden nicht direkt im Meeting getroffen. Meist ist eine so kurzfristige Entscheidung gar nicht nötig. Die Entscheidung – inklusive der Annahmen und Erwartungen – wird notiert und an die Teilnehmer versandt. Sie können begründetes Feedback für den Fall geben, dass sie die Entscheidung abändern wollen.

Das kommt i. d. R. der gesamten Entscheidungsfindung entgegen: Jeder kann in mehr Ruhe eine Entscheidung durchdenken als im Meeting. Außerdem hat jeder die Möglichkeit, Einfluss zu nehmen – das erhöht das Commitment, die Entscheidung mitzutragen und umzusetzen.

Außerdem wird eine Entscheidung vernünftig dokumentiert, so dass sie – nach finaler Bestätigung – vernünftig und gleichlautend an alle Beteiligten kommuniziert werden kann. Und auch später kann nachvollzogen werden, warum man so entschieden hat, wie man es hat.

4. Sprechen!

Wieder das Standardwerkzeug: Dialog. Macht einen Call nach dem Meeting, tauscht eine Email aus: “Wie schätzt Du die Entscheidung ein? Was würdest Du anders machen?”.

Du willst ja eine wirklich gute Entscheidung und eine effektive Umsetzung erreichen, also investiere hier. So zeigt Du außerdem, dass Dir diese Meinung wichtig ist – und kannst so dem Introvertierten mehr Sicherheit für das nächste Meeting geben.

5. Entscheidungen vorbereiten!

Normalerweise müssen Entscheidungen nicht mit Gefahr im Verzug getroffen werden. Die Meeting-Teilnehmer können also über die anstehende Entscheidung, deren Ziele und das Umfeld informiert werden. Auch hier kann bereits ein Meinungsbild eingeholt werden oder um die Nennung von Risiken gebeten werden.

Das gibt jedem Zeit, die Thematik zu bedenken, Ideen zu formulieren und bereits Vorschläge zu unterbreiten. Außerdem reduziert es das Stresslevel: Auch kritische Entscheidungen fühlen sich weniger bedrohlich an, wenn man sich an sie gewöhnen kann. Weniger bedrohlich bedeutet weniger Adrenalin im Meeting, weniger Adrenalin bedeutet mehr Rationalität und Lösungskompetenz.

Basis: Vertrauen

Basis für all das ist Vertrauen – insb. in der Hierarchie nach oben und zur Seite. Wird jemand wegen eines unbequemen und einfach nur ungeschickt geäußerten Beitrags bloßgestellt, wird das erst mal das letzte Mal sein, dass man eine ehrliche Aussage hört.

Warum das alles? Lohnt es sich?

Definitiv – der Schaden durch schlechte Entscheidungen, durch fehlendes Commitments und schlechte Kommunikation ist immens und lässt uns hinter unseren Möglichkeiten zurückbleiben.

Und es ist unsere Mitarbeitern gegenüber keine Wertschätzung, wenn wir uns nicht aktiv um ihren Beitrag bemühen und ihnen die Möglichkeit geben, auf unterschiedliche Art beizutragen.

Schöner Nebeneffekt – Du wirst selbst eine Menge Neues lernen, wenn Du Dich um die Menschen kümmerst, die meistens nicht im Rampenlicht stehen oder dorthin drängen.

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Ich hatte das Privileg, mich kontinuierlich weiterbilden zu können – teils Dank meiner Arbeitgeber, teils durch eigenes Investment – und so ein solides theoretisches Fundament zu erwerben, auf dem ich über eigene Erfahrungen reflektieren und meine eigene Entwicklung planen und steuern kann. Nach dem Studium zum Diplom Wirtschaftsingenieur kamen u. a. Stationen an der WHU – Otto Beisheim School of Management, INSEAD und Harvard Business School dazu. So eine Chance hat nicht jeder und daher möchte ich hier ein wenig zurück geben und eigene Erfahrungen einfließen lassen – aus der Praxis für die Praxis.

Und da es auch um Technologie geht, soll dieser Austausch auf den wichtigsten technischen Kanälen stattfinden: per Blog, Vlog und Podcast. Und mir der herzlichen Bitte an DICH, die Beiträge mit Sternchen zu bewerten und zu kommentieren, wenn Dir danach ist. Ich freue mich drauf – lass uns einen inspirierenden Austausch haben.

Ziel ist es, alle zwei Wochen was Kluges und Hilfreiches mitzuteilen – schau’n wir mal…

Mein erster Blog-Beitrag handelt von den häufig übersehenen introvertierten Kollegen* und ihren Potenzialen – bin gespannt, wie Du ihn findest:

* Ich benutze immer die männliche Form, es sei denn, es geht um spezifisch-geschlechtliche Themen. Glaube mir bitte, dass mir Diversität sehr wichtig ist – und gleichzeitig auch eine ästhetische und auch für Nicht-Muttersprachler verständliche Sprache. Also denke Dir bitte das „*“, „:“, LBGTQO oder was Dir auch immer wichtig ist. Ich hoffe, dass ist ok für Dich.